5 Hal Yang Harus Dipersiapkan Perusahaan Agar WFH Karyawan Lebih Efektif

Work From Home Lebih Efektif, bagaimana caranya?

Menyikapi pandemi yang saat-saat ini tengah mewabah ke berbagai negara, tidak terkecuali Indonesia. Membuat banyak perusahaan mengusahakan bagaimana karyawan tetap dapat produktif melakukan tugasnya, tetapi tetap menjalankan anjuran pemerintah untuk melakukan Work From Home (WFH). Meski tidak sedikit pula perusahaan yang tidak memberlakukan WFH, tapi untuk artikel ini mari kita bahas hal apa saja yang perlu diperhatikan bagi perusahaan yang menerapkan WFH ini.

Artikel kali ini sedikit berbeda, mayoritas membahas tips yang bisa dilakukan karyawan saat bekerja dari rumah, tetapi tidak banyak yang membahas apa saja yang perlu disiapkan dilihat dari sisi perusahaan. Apa saja yang harus dilakukan perusahaan ketika menerapkan WFH ini? Mari kita simak artikel ini bersama.

1. Leadership (Kepemimpinan)

Kenapa faktor leadership ada di poin pertama artikel ini? Jawabannya karena keputusan/kebijakan yang dibuat oleh pemimpin menentukan kemana arah perusahaan akan berjalan apakah akan survive? apakah karyawan bersedia berjuang bersama-sama dengan perusahaan sampai kondisi normal yang baru tercipta? Para pemimpin perusahaan dapat mempersiapkan hal berikut ini:

  • Kejujuran

Di tengah situasi yang tidak menentu ini, peran pemimpin sangatlah dibutuhkan. Para karyawan membutuhkan pemimpin yang dapat meyakinkan, menguatkan, dan menginspirasi karyawan. Situasi yang sulit ini, masih dapat digunakan oleh para pimpinan perusahaan untuk menumbuhkan kepercayaan dan tindakan positif dengan melakukan komunikasi dan pesan yang tepat.

  • Arah yang Jelas dan Spesifik

Berikan arahan atau protokol kerja yang jelas dan spesifik, sampaikan kepada karyawan -seluruh karyawan tanpa terkecuali- agar tujuan yang telah ditetapkan ini dapat dipahami oleh seluruh karyawan bersama. Dengan menetapkan arah kerja yang jelas dan spesifik ini, karyawan akan paham atau mungkin terinspirasi untuk membuat tujuan/goals baru dalam hal pekerjaannya. Kejelasan arah kerja ini dapat menghilangkan ketidakpastian dan memberikan energi kepada karyawan menuju pemecahan masalah.

2. Siapkan Alat dan Sumber Daya yang Memadai

Melakukan work from home, pastinya setiap karyawan dan direksi akan berada di tempat yang saling berjauhan sehingga membutuhkan alat yang dapat membantu koordinasi tim tetap berjalan dengan baik.

Selain email, sebagai hal basic yang dibutuhkan perusahaan, ada beberapa tools/alat yang dapat digunakan selama WFH, diantaranya:

  • Tools Kolaborasi berbasis Teks

Salah satu contoh tools berbasis teks yang dapat digunakan yaitu, Slack. Menggunakan Slack, anda dapat merespon pekerjaan karyawan anda dengan cepat.

  • Siapkan Platform Video Conference

Banyak platform yang dapat mendukung kegiatan meeting melalui video conference, sebut saja Zoom, Google Meets, Skype for Business, dan lain-lain masih banyak lagi. Video Conference dibutuhkan saat brainstorming, sehingga dapat bertatap muka satu sama lain, karyawan merasa lebih terlibat dalam tim, lebih energik, menjadi lebih kreatif, dan memberikan rasa tetap terhubung satu sama lain.

  • Persiapkan Platform Penyimpanan dan Berbagi File

Contoh platform penyimpanan dan berbagi file yang paling banyak digunakan adalah Google Drive, dan Dropbox. Anda dapat membagikan file, mengunduh file, mengedit, dan memberikan komentar kepada pekerjaan karyawan atau rekan anda dengan mudah.

  • Memberikan Basis Pengetahuan Lainnya

Memberlakukan kebijakan baru, tentu saja karyawan akan diberikan tantangan baru seputar pekerjaannya. Seperti salah satunya, karyawan harus belajar menguasai tools platform video conference yang sebelumnya tidak pernah digunakan olehnya. Berikan karyawan anda fasilitas pelatihan online yang mendukung sehingga karyawan dapat berkembang lebih cepat belajar dan mengikuti sistem yang baru.

3. Tanyakan Kebutuhan Karyawan

Demi menunjang WFH yang lebih efektif, haruslah didukung dengan fasilitas yang mendukung, jangan ragu menanyakan kebutuhan apa yang bisa menunjang, contohnya seperti menyiapkan inventaris laptop agar karyawan dapat mengeerjakan pekerjaan di rumah dengan lebih mudah, atau kebutuhan headphone agar aktivitas video conference lebih fokus dan dapat terdengar lebih jelas.

4. Manajemen

Karyawan tentu saja membutuhkan manager yang dapat mengatur kerja tim dengan baik. Apa saja yang harus dilakukan manager untuk mengatur kerja tim agar lebih efektif?

  • Selalu nomor satukan komunikasi. Komunikasikan hal-hal yang terjadi saat situasi berubah.
  • Berikan tugas khusus.
  • Berikan prioritas yang jelas.
  • Berikan harapan yang jelas seputar kualitas, tenggat waktu, anggaran, dan proses, yang kemungkinan terlihat berbeda.
  • Membuat struktur yang mendukung work from home, terutama:
  1. Memberlakukan check-in individual harian
  2. Mengecek progress dan problem finding.
  3. Membuat protokol atau SOP kerja tim, contoh membuat panduan SOP berbagi file pekerjaan.
  • Tetapkan Norma
    – Buat kesepakatan dengan karyawan kapan waktu yang diharuskan untuk membahas pekerjaan dan tetapkan juga waktu untuk istirahat. Hal ini dikarenakan saat work from home dapat membuat jam kerja dan jam istirahat tampak buram.
    – Tetapkan pula waktu maksimal untuk merespon. Saat bekerja mungkin ada beberapa karyawan yang ingin fokus pada satu tugas kemudian mematikan notifikasi pada handphone.
    – Pastikan karyawan mendapat sinyal dengan baik untuk mendukung komunikasi yang tetap lancar.

5. Beri Kesempatan Karyawan untuk Menjadwalkan Waktu Bersenang-senang

Di masa yang penuh dengan ketidakpastian ini, tidak dapat dipungkiri semua orang membutuhkan waktu setidaknya untuk melakukan kegiatan untuk melepaskan stres. Setiap orang memiliki cara berbeda-beda untuk melepaskan stres bebas kerja yang dialaminya, mungkin melakukan hobi menanam, melukis, atau berolahraga ringan di rumah.

Bagaimana perusahaan dapat membantu hal ini?

Perusahaan dapat melakukan 2 hal ini:

  1. Berikan ruang untuk berbagi kesenangan pribadi
    Berikan ruang untuk karyawan membagikan aktivitas atau kegembiraannya selama di rumah yang mungkin tidak berhubungan dengan pekerjaan. Contoh, tim memiliki grup Whatsapp untuk membagian foto, video, atau gurauan.
  2. Siapkan acara bersama secara online
    Jadwalkan temu antar karyawan secara online atau melalui video conference mungkin untuk melakukan halal bihalal setelah Hari Raya nanti, bermain game bersama, atau makan bersama. Mungkin akan aneh dan canggung pada awalnya, tapi usaha ini akan menjaga komunikasi antar tim agar tetap terjaga dan memberikan rasa bahwa walaupun WFH, tim harus tetap saling memiliki satu sama lain.

Selalu perhatikan langkah-langkah diatas untuk tetap disesuaikan dengan keberhasilannya. Ada cara yang efektif filakukan di perusahaan A tapi belum tentu dapat diterapkan di perusahaan lainnya. Lakukan beberapa penyesuaian yang diperlukan dan sesuai dengan budaya perusahaan anda.

Sekian artikel ini, semoga dapat bermanfaat.

Terima kasih.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *